✦ A workflow based universal content management system – Giải pháp vạn năng cho quy trình quản lý nội dung
‣ Quét hoặc import tài liệu từ nhiều nơi
Đây là quá trình thu thập dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm cả văn bản giấy và văn bản điện tử. Quá trình này có thể bao gồm việc quét tài liệu giấy để chuyển đổi chúng thành định dạng điện tử, hoặc import tài liệu từ nhiều nguồn dữ liệu điện tử khác nhau.
Yêu cầu: Yêu cầu hệ thống phải có khả năng tương tác với nhiều nguồn dữ liệu khác nhau, từ văn bản giấy đến dữ liệu điện tử, để thu thập và tổng hợp thông tin.
‣ Đưa tài liệu vào các quy trình xử lý
Đây là việc chuyển tài liệu đã được thu thập vào trong một quy trình làm việc, nơi mà nó sẽ được xử lý theo các bước tiếp theo. Quy trình xử lý này có thể bao gồm việc phân loại, phân tích, kiểm tra và lưu trữ tài liệu.
Yêu cầu: Giai đoạn này đòi hỏi một hệ thống có thể chấp nhận và xử lý tài liệu theo các quy trình đã định, đảm bảo tất cả dữ liệu được xử lý một cách thống nhất và hiệu quả.
‣ Thực hiện các bước xử lý văn bản được định nghĩ trước và được kiểm soát tập trung
Trong quy trình làm việc, các bước cụ thể đã được định nghĩa trước sẽ được thực hiện để xử lý văn bản. Quy trình này được kiểm soát tập trung, có nghĩa là việc quản lý và theo dõi các bước được thực hiện từ một vị trí hoặc hệ thống quản lý trung tâm.
Yêu cầu: Thực hiện các bước xử lý văn bản được định nghĩa trước và được kiểm soát tập trung: Để thực hiện được điều này, hệ thống cần có khả năng xác định và thực thi các bước xử lý văn bản cụ thể, cũng như có khả năng kiểm soát và theo dõi chúng một cách tập trung.
‣ Từng bước của quy trình có thể thực hiện tự động
Trong quy trình làm việc, một số bước có thể được tự động hóa bằng cách sử dụng công nghệ, như OCR (Optical Character Recognition) để chuyển đổi hình ảnh của văn bản thành văn bản có thể chỉnh sửa, hoặc bằng cách sử dụng thuật toán để phân loại hoặc bóc tách dữ liệu. Một số bước khác có thể yêu cầu sự can thiệp của con người, như việc kiểm tra và phê duyệt tài liệu.
Yêu cầu: Từng bước của quy trình có thể thực hiện tự động (thí dụ OCR, phân loại, bóc tách dữ liệu) – hoặc bằng người (kiểm tra, phê duyệt): Hệ thống cần có khả năng tự động hóa các bước quy trình khi cần thiết, nhưng cũng cần cung cấp khả năng cho người dùng can thiệp và thực hiện các bước quy trình một cách thủ công nếu cần.
‣ Lưu giữ văn bản và đánh chỉ mục (full text search or advance search)
Đây là việc lưu trữ tài liệu sau khi đã được xử lý, và sau đó tạo chỉ mục cho nó để tìm kiếm dễ dàng hơn trong tương lai. Chỉ mục có thể được tạo dựa trên toàn bộ văn bản (full text search), hoặc sử dụng các phương pháp tìm kiếm nâng cao khác để nắm bắt thông tin cụ thể trong tài liệu.
Yêu cầu: Lưu giữ văn bản và đánh chỉ mục (full text search or advance search): Hệ thống phải có khả năng lưu trữ văn bản đã được xử lý và tạo chỉ mục cho nó, để tăng cường khả năng tìm kiếm và truy xuất thông tin trong tương lai.
✦ Dự án tiêu biểu
Dự án Quy trình tài trợ thương mại của IMIP cho một ngân hàng thuộc Big 4 là minh chứng tiêu biểu cho sự cải tiến và hiệu quả. Từ năm 2018, IMIP đã giúp ngân hàng đưa vào vận hành hệ thống quét và import tài liệu từ hơn 200 chi nhánh trên toàn quốc, tạo ra một cơ sở dữ liệu vững chắc và đồng nhất.
Với hàng trăm người sử dụng hàng ngày, từ việc quét, xem xét đến phê duyệt, hệ thống đã thể hiện sự linh hoạt và mạnh mẽ trong việc xử lý hàng triệu trang tài liệu mỗi năm. Sự thành công này không chỉ củng cố vị trí của IMIP trong lĩnh vực cung cấp giải pháp quy trình kỹ thuật số, mà còn tạo ra tiền đề cho sự tăng trưởng và phát triển bền vững của ngân hàng trong tương lai.
✦ Công nghệ
Microsoft Stack: Gồm .NET Framework cho việc xây dựng các ứng dụng chạy trên nền tảng Windows, Web API để tạo ra các giao diện dành cho ứng dụng web và mobile, và Selfhosted Services cho việc tự lưu trữ và triển khai các dịch vụ.
Tích hợp với Active Directory: Công nghệ này được sử dụng để quản lý danh tính và quyền truy cập người dùng trong hệ thống, đảm bảo an toàn và phân quyền hợp lý.
Hỗ trợ MSSQL Server, Oracle, PostgreSQL: Đây là các hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu (DBMS) được sử dụng để lưu trữ và xử lý dữ liệu. Cả ba DBMS đều có khả năng xử lý dữ liệu lớn, hỗ trợ các truy vấn phức tạp và cung cấp độ an toàn cao cho dữ liệu.
